Een sjabloon voor annuleringsvoorwaarden voor kleine hotels en B&B's

Voor een klein huis is één lege kamer op een druk weekend een echt verlies. Een gast die de dag ervoor annuleert, laat u weinig kans om haar opnieuw te verkopen. Voorwaarden doen twee dingen: ze zeggen gasten wat ze kunnen verwachten voordat ze boeken en ze geven u iets duidelijks om naar te verwijzen als het misgaat.

Drie principes houden goed stand:

• Wees duidelijk en kort. Gasten moeten het in minder dan een minuut kunnen lezen.
• Toon ze voordat de boeking wordt gemaakt. Niet in de kleine lettertjes na de betaling.
• Pas ze eerlijk toe. Voorwaarden die u laat varen voor een gast met een echte noodsituatie, kunnen meer goodwill opbouwen dan strikte handhaving.

De tekst hieronder is alleen een voorbeeld. Pas de dagen en bedragen aan uw huis aan en controleer welke regels bij u gelden (zie de opmerking aan het eind).

1. Flexibel

Goed voor gasten die laat plannen en voor huizen die zelden uitverkocht raken.

Voorbeeld: U kunt tot 2 dagen voor aankomst kosteloos annuleren. Daarna rekenen wij de eerste nacht aan. Komt u niet opdagen en hebt u het ons niet laten weten, dan rekenen wij het volledige verblijf aan.

2. Gematigd

Een balans voor de meeste kleine hotels en B&B's.

Voorbeeld: U kunt tot 7 dagen voor aankomst kosteloos annuleren. Vanaf 6 dagen tot 2 dagen voor aankomst rekenen wij 50 procent van het verblijf aan. Latere annuleringen en no-shows worden volledig aangerekend. Kunnen wij de kamer opnieuw verhuren, dan verlagen wij het bedrag.

3. Strikt of niet-restitueerbaar

Wordt vaak aangeboden als goedkoper tarief naast een flexibel tarief, zodat de gast kiest.

Voorbeeld: Dit tarief is niet-restitueerbaar. Het volledige bedrag is verschuldigd bij het boeken. Wijziging van data is niet mogelijk. Wij raden een reisverzekering aan.

Aanbetalingen

Een aanbetaling maakt een boeking steviger. Gebruikelijke voorbeelden zijn een percentage van het totaal bij het boeken, met de rest bij aankomst, of het volledige bedrag bij niet-restitueerbare tarieven. Vermeld wanneer de aanbetaling verschuldigd is, hoe ze wordt betaald en of ze wordt teruggegeven bij een tijdige annulering.

No-shows

Zeg wat er gebeurt als een gast niet komt: meestal hetzelfde als bij een late annulering. Voeg toe hoe lang u de kamer op de dag van aankomst vasthoudt, bijvoorbeeld tot een genoemd tijdstip, tenzij de gast heeft laten weten dat hij later komt.

De voorwaarden moeten zichtbaar zijn voordat de gast op Boeken klikt. Zet een korte samenvatting bij het tarief (“Gratis annuleren tot 7 dagen voor aankomst”) en de volledige tekst op een plek waar de gast langskomt. Gebruik dezelfde tekst in de bevestigingsmail. Neemt u boekingen in meerdere talen aan, vertaal de tekst dan in plaats van hem in één taal te laten staan.

Nuitina heeft vier instellingen die samen uw voorwaarden vormen.

• Tarieven: onder Tarieven kunt u dezelfde kamer aanbieden als flexibel tarief (“Gratis annuleren”) en als niet-restitueerbaar tarief, elk met een eigen prijswijziging in procenten. Gasten kiezen bij het boeken.
• Dagen voor gratis annuleren: in Instellingen → Hotel stelt u “Gratis annuleren tot … dagen voor aankomst” in. Binnen die termijn kunnen gasten met een flexibel tarief zelf online annuleren. Een waarde van -1 betekent nooit online. Een niet-restitueerbaar tarief kan niet online worden geannuleerd.
• Aanbetaling in procenten: hetzelfde scherm bevat het percentage van de aanbetaling. Het staat in de bevestiging. Hebt u Stripe of PayPal gekoppeld onder Instellingen → Betalingen, dan kunnen gasten de aanbetaling of het volledige bedrag online betalen, rechtstreeks op uw rekening, en u kunt kiezen of de kamer wordt vastgehouden tot er is betaald.
• Tekst van de voorwaarden: het veld “Huisregels en annuleringsvoorwaarden” wordt de gast getoond vóór het boeken. U kunt het vertalen naar de talen die u aanbiedt. Plak er uw eigen tekst in, gebaseerd op de voorbeelden hierboven.

De online annulering en de aanbetaling zijn mechanisch. Alles daarbuiten, zoals 50 procent aanrekenen bij een late annulering, spreekt u zelf met de gast af en handelt u zelf af, op basis van uw schriftelijke voorwaarden.