Un modello di condizioni di annullamento per piccoli hotel e B&B

Per una piccola struttura, una camera vuota in un fine settimana pieno è una perdita vera. Un ospite che annulla il giorno prima Le lascia poche possibilità di rivenderla. Le condizioni fanno due cose: dicono agli ospiti cosa aspettarsi prima di prenotare e Le danno qualcosa di chiaro a cui richiamarsi quando qualcosa va storto.

Tre principi funzionano bene:

• Sia chiaro e breve. Gli ospiti dovrebbero leggerle in meno di un minuto.
• Le mostri prima che la prenotazione venga fatta. Non nelle note in piccolo dopo il pagamento.
• Le applichi con equità. Condizioni a cui rinuncia per un ospite con un'emergenza vera possono costruire più benevolenza di un'applicazione rigida.

I testi qui sotto sono solo esempi. Adatti i giorni e gli importi alla Sua struttura e verifichi quali regole valgono dove si trova (veda la nota alla fine).

1. Flessibili

Adatte a ospiti che pianificano all'ultimo e a strutture che raramente fanno il tutto esaurito.

Esempio: Può annullare gratuitamente fino a 2 giorni prima dell'arrivo. Dopo, viene addebitata la prima notte. Se non si presenta e non ce lo ha comunicato, viene addebitato l'intero soggiorno.

2. Moderate

Un equilibrio per la maggior parte dei piccoli hotel e B&B.

Esempio: Può annullare gratuitamente fino a 7 giorni prima dell'arrivo. Da 6 a 2 giorni prima dell'arrivo viene addebitato il 50 per cento del soggiorno. Gli annullamenti successivi e le mancate presentazioni vengono addebitati per intero. Se riusciamo a rimettere in vendita la camera, ridurremo l'importo.

3. Rigide o non rimborsabili

Spesso offerte come tariffa più economica accanto a una flessibile, così sceglie l'ospite.

Esempio: Questa tariffa non è rimborsabile. L'intero importo è dovuto al momento della prenotazione. Non sono possibili cambi di data. Consigliamo un'assicurazione di viaggio.

Acconti

Un acconto rende più solida una prenotazione. Esempi comuni sono una percentuale del totale alla prenotazione, con il resto all'arrivo, oppure l'intero importo per le tariffe non rimborsabili. Indichi quando l'acconto è dovuto, come si paga e se viene restituito in caso di annullamento nei termini.

Mancate presentazioni

Dica cosa succede se un ospite non arriva: di solito lo stesso di un annullamento tardivo. Aggiunga per quanto tempo trattiene la camera il giorno dell'arrivo, ad esempio fino a un'ora indicata, a meno che l'ospite non Le abbia detto che farà tardi.

Le condizioni devono essere visibili prima che l'ospite clicchi su Prenota. Metta un breve riassunto accanto alla tariffa («Annullamento gratuito fino a 7 giorni prima dell'arrivo») e il testo completo in un punto per cui l'ospite passa. Usi la stessa formulazione nell'e-mail di conferma. Se accetta prenotazioni in più lingue, traduca il testo invece di lasciarlo in una sola.

Nuitina ha quattro impostazioni che insieme formano le Sue condizioni.

• Tariffe: In Prezzi può offrire la stessa camera come tariffa flessibile («Annullabile gratuitamente») e come tariffa non rimborsabile, ciascuna con la propria variazione di prezzo in percentuale. Gli ospiti scelgono al momento della prenotazione.
• Giorni di annullamento gratuito: In Impostazioni → Struttura imposta «Annullamento gratuito fino a … giorni prima dell'arrivo». Entro quel termine gli ospiti con una tariffa flessibile possono annullare da soli online. Un valore di -1 significa mai online. Una tariffa non rimborsabile non può essere annullata online.
• Acconto in percentuale: La stessa schermata contiene la percentuale di acconto. Viene indicata nella conferma. Se ha collegato Stripe o PayPal in Impostazioni → Pagamenti, gli ospiti possono pagare online l'acconto o l'importo totale, direttamente sul Suo conto, e può scegliere se la camera viene trattenuta fino al pagamento.
• Testo delle condizioni: Il campo «Regole della casa e condizioni di annullamento» viene mostrato all'ospite prima della prenotazione. Può tradurlo nelle lingue che offre. Vi incolli la Sua formulazione, basata sugli esempi sopra.

L'annullamento online e l'acconto sono meccanici. Tutto il resto, come addebitare il 50 per cento per un annullamento tardivo, spetta a Lei concordarlo con l'ospite e gestirlo da sé, in base alle Sue condizioni scritte.