Wzór warunków anulowania dla małych hoteli i B&B

Dla małego obiektu jeden pusty pokój w ruchliwy weekend to realna strata. Gość, który anuluje dzień wcześniej, zostawia Państwu niewielkie szanse na ponowną sprzedaż. Warunki robią dwie rzeczy: mówią gościom, czego się spodziewać, zanim zarezerwują, i dają Państwu coś jasnego, na co można się powołać, gdy coś pójdzie nie tak.

Dobrze sprawdzają się trzy zasady:

• Być jasnym i krótkim. Gość powinien je przeczytać w mniej niż minutę.
• Pokazać je przed rezerwacją. Nie drobnym drukiem po płatności.
• Stosować je uczciwie. Warunki, których nie egzekwują Państwo wobec gościa z prawdziwą nagłą sytuacją, mogą zbudować więcej dobrej woli niż ścisłe ich egzekwowanie.

Poniższe brzmienie to tylko przykład. Dni i kwoty należy dopasować do swojego obiektu i sprawdzić, jakie przepisy obowiązują w Państwa miejscu (zob. uwaga na końcu).

1. Elastyczne

Dobre dla gości, którzy planują późno, i dla obiektów, które rzadko wyprzedają wszystko.

Przykład: Można bezpłatnie anulować rezerwację do 2 dni przed przyjazdem. Później naliczana jest pierwsza noc. Jeśli gość nie przyjedzie i nas nie powiadomi, naliczany jest cały pobyt.

2. Umiarkowane

Równowaga dla większości małych hoteli i B&B.

Przykład: Można bezpłatnie anulować rezerwację do 7 dni przed przyjazdem. Od 6 do 2 dni przed przyjazdem naliczane jest 50 procent pobytu. Późniejsze anulowania i no-show są naliczane w całości. Jeśli uda nam się ponownie wynająć pokój, pomniejszymy kwotę.

3. Surowe lub bez zwrotu

Często oferowane jako tańsza taryfa obok elastycznej, aby wybór należał do gościa.

Przykład: Ta taryfa jest bez możliwości zwrotu. Cała kwota jest płatna przy rezerwacji. Zmiana terminów nie jest możliwa. Zalecamy ubezpieczenie podróży.

Zaliczki

Zaliczka czyni rezerwację pewniejszą. Typowe przykłady to procent sumy przy rezerwacji, z resztą przy przyjeździe, albo cała kwota przy taryfach bez zwrotu. Należy określić, kiedy zaliczka jest płatna, jak się ją wpłaca i czy jest zwracana przy anulowaniu w terminie.

No-show

Proszę napisać, co się dzieje, gdy gość nie przyjedzie: zwykle to samo, co przy późnym anulowaniu. Można dodać, jak długo trzymają Państwo pokój w dniu przyjazdu, na przykład do podanej godziny, chyba że gość powiadomił o spóźnieniu.

Warunki muszą być widoczne, zanim gość kliknie Rezerwuj. Krótkie podsumowanie warto umieścić obok taryfy („Bezpłatne anulowanie do 7 dni przed przyjazdem”), a pełny tekst w miejscu, obok którego gość przechodzi po drodze. Tego samego brzmienia należy użyć w e-mailu z potwierdzeniem. Jeśli przyjmują Państwo rezerwacje w kilku językach, tekst trzeba przetłumaczyć, a nie zostawiać w jednym.

Nuitina ma cztery ustawienia, które razem tworzą Państwa warunki.

• Taryfy: W Cenach można oferować ten sam pokój jako taryfę elastyczną („Bezpłatne anulowanie”) i jako taryfę bez możliwości anulowania, każdą z własną zmianą ceny w procentach. Goście wybierają przy rezerwacji.
• Dni bezpłatnego anulowania: W Ustawienia → Obiekt ustawia się „Bezpłatne anulowanie do … dni przed przyjazdem”. W tym czasie goście na taryfie elastycznej mogą sami anulować rezerwację online. Wartość -1 oznacza, że online nigdy. Taryfy bez możliwości anulowania nie da się anulować online.
• Zaliczka w procentach: Na tym samym ekranie jest procent zaliczki. Jest podany w potwierdzeniu. Jeśli połączyli Państwo Stripe lub PayPal w Ustawienia → Płatności, goście mogą zapłacić zaliczkę lub całą kwotę online, prosto na Państwa konto, a Państwo wybierają, czy pokój jest wstrzymany do czasu zapłaty.
• Tekst warunków: Pole „Regulamin obiektu i warunki anulowania” jest pokazywane gościowi przed rezerwacją. Można je przetłumaczyć na oferowane języki. Należy tam wkleić własne brzmienie, oparte na powyższych przykładach.

Anulowanie online i zaliczka działają mechanicznie. Wszystko ponad to, na przykład naliczenie 50 procent przy późnym anulowaniu, trzeba uzgodnić z gościem i obsłużyć samodzielnie, w oparciu o pisemne warunki.