iCal-kalendersynchronisatie: waarom dubbele boekingen ontstaan en hoe u ze voorkomt

Een iCal-link is een webadres dat een kalenderbestand teruggeeft. Het bestand toont welke nachten bezet zijn. Het bevat data, en vaak weinig anders. Kalendersynchronisatie tussen uw systeem en een portaal gebruikt twee van deze links per kamer, één in elke richting:

• Import: het portaal publiceert voor elk van uw kamers een link. U plakt hem in uw boekingssysteem, dat hem van tijd tot tijd leest en die nachten blokkeert.
• Export: uw boekingssysteem publiceert voor elke kamer een link. U plakt hem in het portaal als te importeren kalender, en het portaal blokkeert die nachten aan zijn kant.

Er wordt niets doorgeduwd. Elke kant vraagt de kalender volgens een eigen schema bij de andere op en leest alleen wat er op dat moment staat.

Twee dingen maken de synchronisatie traag, en beide liggen buiten uw macht.

Portalen verversen maar om de paar uur

Voegt u de kalender van een portaal aan uw boekingssysteem toe, dan haalt het portaal ook uw kalender op, maar volgens een eigen tijdschema. Bij de meeste portalen is dat om de paar uur, soms minder vaak. Nuitina leest geïmporteerde kalenders ongeveer elke 10 minuten, dus portaalboekingen bereiken u snel. Een boeking die via uw eigen website of per telefoon binnenkomt, bereikt het portaal echter pas als het portaal uw link weer leest.

Het overlapvenster

Stel u de laatste tweepersoonskamer voor een zaterdag voor. Een gast boekt hem om 10.00 uur rechtstreeks op uw website. Het portaal leest uw kalender pas om 13.00 uur, dus tot dan toont het de kamer nog als vrij. Een andere gast boekt hem daar om 11.30 uur. Beide boekingen zijn geldig en u hebt nu één kamer en twee gasten. De tijd tussen de eerste boeking en het volgende uitlezen van de kalender is het overlapvenster. Het is kort, maar echt, en het telt het zwaarst als u nog maar één kamer van een soort hebt, of bijna vol zit.

Stel het in per kamer, in beide richtingen

Een synchronisatie in één richting is een dubbele boeking die wacht om te gebeuren. Importeer voor elke kamer die op een portaal wordt verkocht de kalender van het portaal in Nuitina en plak de exportlink van de kamer in het portaal. Doe dat voor elke kamer, niet alleen de populaire. In Nuitina vindt u dit onder Instellingen → Kanalen. De exportlink is geheim en bevat alleen de bezetting, geen gastnamen.

Sluit de laatste kamer snel

Hebt u nog maar de laatste kamer voor een datum over, wacht dan niet op de synchronisatie. Sluit die datum met de hand op de andere portalen. Is het overlapvenster ergens gevaarlijk, dan bij de laatste kamer.

Controleer de overlapwaarschuwing

Maak van het dashboard een ochtendgewoonte. Het scherm Vandaag toont overlappen tussen uw boekingen en een kanaalkalender en in de kanaalinstellingen kunt u met Nu lezen de portaalkalenders meteen ophalen. Vindt u een overlap, handel dan dezelfde dag: neem contact op met de gast die het laatst boekte, bied een andere kamer of datum aan en annuleer via het eigen proces van het portaal.

Blokkeer data op één plek

Sluit u een nacht voor reparaties, doe dat dan in uw boekingssysteem en laat de synchronisatie het naar de portalen brengen. Op meerdere plekken blokkeren maakt het lastig om te weten welke invoer de echte is, en u kunt een nacht op de ene plek vrijgeven terwijl hij op de andere geblokkeerd blijft.

Gebruik directe boeking voorzichtig

Veel portalen laten u kiezen tussen directe bevestiging en een aanvraag die u goedkeurt. Directe bevestiging is handig maar riskant als de synchronisatie traag is. Overweeg voor de laatste kamer, of voor drukke weekenden, de goedkeuringsmodus bij dat portaal, als het die biedt.

Een channel manager met een directe verbinding met de eigen systemen van de portalen (een API-verbinding) werkt anders. Boekingen en wijzigingen worden binnen enkele ogenblikken doorgegeven en hij kan ook prijzen, beperkingen en kamerbeschrijvingen naar het portaal sturen. Dat verkleint het overlapvenster sterk en bespaart u het bijwerken op meerdere plekken. Het kost ook meer en is bedoeld voor grotere huizen met veel kamers en veel dagelijkse wijzigingen.

Nuitina heeft vandaag zo'n verbinding niet. Het synchroniseert kalenders via iCal, en alleen de beschikbaarheid, niet prijzen of beschrijvingen. Voor een klein huis met een handvol kamers en een of twee portalen is iCal plus de gewoonten hierboven meestal genoeg. Verkoopt u via veel portalen, of zou een dubbele boeking erg duur zijn, dan is een volwaardige channel manager het bekijken waard.