Sincronizzazione iCal: perché capitano le doppie prenotazioni e come evitarle

Un link iCal è un indirizzo web che restituisce un file di calendario. Il file elenca quali notti sono occupate. Contiene date e spesso poco altro. La sincronizzazione dei calendari tra il Suo sistema e un portale usa due di questi link per camera, uno per ogni direzione:

• Importazione: il portale pubblica un link per ciascuna delle Sue camere. Lo incolla nel Suo sistema di prenotazione, che lo legge di tanto in tanto e blocca quelle notti.
• Esportazione: il Suo sistema di prenotazione pubblica un link per ogni camera. Lo incolla nel portale come calendario importato e il portale blocca quelle notti dalla sua parte.

Nulla viene spinto. Ogni parte chiede all'altra il calendario con i propri tempi e legge solo ciò che c'è in quel momento.

Due cose rendono lenta la sincronizzazione, ed entrambe sfuggono al Suo controllo.

I portali si aggiornano solo ogni poche ore

Quando aggiunge il calendario di un portale al Suo sistema di prenotazione, anche il portale preleva il Suo calendario, ma con i propri tempi. Per la maggior parte dei portali sono alcune ore, a volte meno spesso. Nuitina legge i calendari importati circa ogni 10 minuti, perciò le prenotazioni dei portali Le arrivano in fretta. Una prenotazione che arriva dal Suo sito web o per telefono, invece, raggiunge il portale solo quando il portale legge di nuovo il Suo link.

La finestra di sovrapposizione

Pensi all'ultima camera doppia per un sabato. Un ospite la prenota direttamente sul Suo sito web alle 10:00. Il portale non legge il Suo calendario fino alle 13:00, perciò fino ad allora mostra ancora la camera come libera. Un altro ospite la prenota lì alle 11:30. Entrambe le prenotazioni sono valide e Lei ha ora una camera e due ospiti. Il tempo tra la prima prenotazione e la lettura successiva del calendario è la finestra di sovrapposizione. È breve, ma è reale, e conta soprattutto quando Le resta una sola camera di un tipo, o quando è quasi al completo.

Lo configuri camera per camera, in entrambe le direzioni

Una sincronizzazione in un solo senso è una doppia prenotazione in attesa di accadere. Per ogni camera venduta su un portale, importi il calendario del portale in Nuitina e incolli nel portale il link di esportazione della camera. Lo faccia per ogni camera, non solo per quelle più richieste. In Nuitina si trova in Impostazioni → Canali. Il link di esportazione è segreto e contiene solo le occupazioni, senza nomi di ospiti.

Chiuda in fretta l'ultima camera

Quando Le resta l'ultima camera per una data, non aspetti la sincronizzazione. Chiuda quella data a mano sugli altri portali. Se la finestra di sovrapposizione è pericolosa da qualche parte, lo è sull'ultima camera.

Controlli l'avviso di sovrapposizione

Faccia della dashboard un'abitudine del mattino. La schermata Oggi mostra le sovrapposizioni tra le Sue prenotazioni e il calendario di un canale, e nelle impostazioni dei Canali può usare Leggi ora per prelevare subito i calendari dei portali. Se trova una sovrapposizione, intervenga lo stesso giorno: contatti l'ospite che ha prenotato per ultimo, proponga un'altra camera o un'altra data e annulli attraverso la procedura del portale.

Blocchi le date in un solo posto

Se chiude una notte per riparazioni, lo faccia nel Suo sistema di prenotazione e lasci che sia la sincronizzazione a portarlo ai portali. Bloccare in più posti rende difficile capire quale voce sia quella vera e si rischia di sbloccare una notte in un posto mentre resta bloccata in un altro.

Usi la prenotazione immediata con cautela

Molti portali permettono di scegliere tra conferma immediata e una richiesta che Lei approva. La conferma immediata è comoda ma rischiosa quando la sincronizzazione è lenta. Per l'ultima camera, o per i fine settimana affollati, valuti la modalità con approvazione su quel portale, se la offre.

Un channel manager con un collegamento diretto ai sistemi dei portali (un collegamento API) funziona in modo diverso. Prenotazioni e modifiche vengono trasmesse in pochi istanti e può inviare al portale anche prezzi, restrizioni e descrizioni delle camere. Questo riduce molto la finestra di sovrapposizione e Le evita di aggiornare più posti. Costa anche di più ed è pensato per strutture più grandi, con molte camere e molte modifiche al giorno.

Nuitina oggi non ha un collegamento di questo tipo. Sincronizza i calendari tramite iCal, e solo la disponibilità, non prezzi o descrizioni. Per una piccola struttura con poche camere e uno o due portali, iCal più le abitudini sopra di solito basta. Se vende tramite molti portali, o se una doppia prenotazione Le costerebbe molto, vale la pena di guardare un channel manager completo.