Sincronización de calendarios iCal: por qué hay reservas duplicadas y cómo evitarlas

Un enlace iCal es una dirección web que devuelve un archivo de calendario. El archivo enumera qué noches están ocupadas. Contiene fechas y, a menudo, poco más. La sincronización de calendarios entre su sistema y un portal usa dos de estos enlaces por habitación, uno en cada sentido:

• Importación: el portal publica un enlace para cada una de sus habitaciones. Usted lo pega en su sistema de reservas, que lo lee de vez en cuando y bloquea esas noches.
• Exportación: su sistema de reservas publica un enlace para cada habitación. Usted lo pega en el portal como calendario importado, y el portal bloquea esas noches por su parte.

Nada se empuja. Cada lado pide al otro el calendario según su propio ritmo, y solo lee lo que hay en ese momento.

Hay dos cosas que hacen lenta la sincronización, y ambas escapan a su control.

Los portales se actualizan solo cada pocas horas

Cuando añade el calendario de un portal a su sistema de reservas, el portal también recoge su calendario, pero lo hace según su propio horario. En la mayoría de los portales es cada pocas horas, a veces con menos frecuencia. Nuitina lee los calendarios importados cada 10 minutos aproximadamente, así que las reservas de los portales le llegan rápido. En cambio, una reserva que entra por su propio sitio web o por teléfono solo llega al portal cuando este vuelve a leer su enlace.

La ventana de solapamiento

Imagine la última habitación doble de un sábado. Un huésped la reserva directamente en su sitio web a las 10:00. El portal no lee su calendario hasta las 13:00, así que hasta entonces sigue mostrando la habitación como libre. Otro huésped la reserva allí a las 11:30. Ambas reservas son válidas, y ahora usted tiene una habitación y dos huéspedes. El tiempo entre la primera reserva y la siguiente lectura del calendario es la ventana de solapamiento. Es breve, pero es real, y importa más cuando solo le queda una habitación de un tipo, o cuando está casi lleno.

Configúrelo por habitación, en ambos sentidos

Una sincronización en un solo sentido es una reserva duplicada a la espera de ocurrir. Para cada habitación que se vende en un portal, importe el calendario del portal en Nuitina y pegue en el portal el enlace de exportación de la habitación. Hágalo con cada habitación, no solo con las más populares. En Nuitina esto está en Ajustes → Canales. El enlace de exportación es secreto y contiene solo la ocupación, sin nombres de huéspedes.

Cierre rápido la última habitación

Cuando le quede la última habitación para una fecha, no espere a la sincronización. Cierre esa fecha a mano en los demás portales. Si la ventana de solapamiento es peligrosa en algún sitio, es en la última habitación.

Vigile el aviso de solapamiento

Haga del panel un hábito de la mañana. La pantalla Hoy muestra los solapamientos entre sus reservas y un calendario de canal, y en los ajustes de Canales puede usar Leer ahora para recoger al instante los calendarios de los portales. Si encuentra un solapamiento, actúe el mismo día: póngase en contacto con el huésped que reservó el último, ofrézcale otra habitación u otra fecha y cancele mediante el proceso del propio portal.

Bloquee las fechas en un solo lugar

Si cierra una noche por reparaciones, hágalo en su sistema de reservas y deje que la sincronización lo lleve a los portales. Bloquear en varios sitios dificulta saber cuál es la anotación real, y puede acabar desbloqueando una noche en un sitio mientras sigue bloqueada en otro.

Use con cuidado la reserva inmediata

Muchos portales le permiten elegir entre confirmación inmediata y una solicitud que usted aprueba. La confirmación inmediata es cómoda, pero arriesgada cuando la sincronización es lenta. Para la última habitación, o para fines de semana de mucha demanda, considere el modo de aprobación de ese portal, si lo ofrece.

Un channel manager con conexión directa a los sistemas de los portales (una conexión API) funciona de otra manera. Las reservas y los cambios se transmiten en cuestión de instantes, y además puede enviar al portal precios, restricciones y descripciones de habitaciones. Eso reduce mucho la ventana de solapamiento y le ahorra actualizar varios lugares. También cuesta más y está pensado para casas más grandes, con muchas habitaciones y muchos cambios diarios.

Nuitina no tiene hoy una conexión así. Sincroniza calendarios mediante iCal, y solo la disponibilidad, no los precios ni las descripciones. Para una casa pequeña con un puñado de habitaciones y uno o dos portales, iCal más los hábitos anteriores suele bastar. Si vende a través de muchos portales, o una reserva duplicada le saldría muy cara, merece la pena echar un vistazo a un channel manager completo.