Sincronização iCal: porque surgem reservas duplicadas e como evitá-las

Um link iCal é um endereço web que devolve um ficheiro de calendário. O ficheiro lista as noites que estão ocupadas. Contém datas e, muitas vezes, pouco mais. A sincronização de calendários entre o seu sistema e um portal usa dois destes links por quarto, um em cada sentido:

• Importação: o portal publica um link para cada um dos seus quartos. Cola-o no seu sistema de reservas, que o lê de vez em quando e bloqueia essas noites.
• Exportação: o seu sistema de reservas publica um link para cada quarto. Cola-o no portal como calendário importado, e o portal bloqueia essas noites do seu lado.

Nada é empurrado. Cada lado pede ao outro o calendário segundo o seu próprio horário e lê apenas o que lá está nesse momento.

Duas coisas tornam a sincronização lenta, e ambas estão fora do seu controlo.

Os portais só atualizam de poucas em poucas horas

Quando adiciona o calendário de um portal ao seu sistema de reservas, o portal também vai buscar o seu calendário, mas fá-lo segundo o seu próprio horário. Na maioria dos portais, é de poucas em poucas horas, por vezes menos vezes. O Nuitina lê os calendários importados aproximadamente de 10 em 10 minutos, por isso as reservas do portal chegam-lhe depressa. Já uma reserva que entra pelo seu próprio website ou por telefone só chega ao portal quando este voltar a ler o seu link.

A janela de sobreposição

Imagine o último quarto duplo para um sábado. Um hóspede reserva-o diretamente no seu website às 10:00. O portal só lê o seu calendário às 13:00, pelo que até lá ainda mostra o quarto como livre. Outro hóspede reserva-o aí às 11:30. As duas reservas são válidas, e agora tem um quarto e dois hóspedes. O tempo entre a primeira reserva e a leitura seguinte do calendário é a janela de sobreposição. É curta, mas é real, e importa mais quando só resta um quarto de um tipo, ou quando está quase cheio.

Configure por quarto, nos dois sentidos

Uma sincronização num só sentido é uma reserva duplicada à espera de acontecer. Para cada quarto que é vendido num portal, importe o calendário do portal para o Nuitina e cole o link de exportação do quarto no portal. Faça-o para cada quarto, não só para os mais procurados. No Nuitina, isto fica em Definições → Canais. O link de exportação é secreto e contém apenas ocupação, sem nomes de hóspedes.

Feche depressa o último quarto

Quando só resta o último quarto para uma data, não espere pela sincronização. Feche essa data à mão nos outros portais. Se a janela de sobreposição é perigosa em algum sítio, é no último quarto.

Verifique o aviso de sobreposição

Faça do painel um hábito matinal. O ecrã Hoje mostra as sobreposições entre as suas reservas e um calendário de canal, e nas definições de Canais pode usar Ler agora para ir buscar de imediato os calendários dos portais. Se encontrar uma sobreposição, resolva-a no mesmo dia: contacte o hóspede que reservou por último, ofereça outro quarto ou outra data e cancele pelo processo do próprio portal.

Bloqueie datas num só lugar

Se fechar uma noite para reparações, faça-o no seu sistema de reservas e deixe a sincronização levá-la aos portais. Bloquear em vários sítios dificulta saber qual é a entrada verdadeira, e pode acabar por desbloquear uma noite num sítio enquanto ela continua bloqueada noutro.

Use a reserva instantânea com cuidado

Muitos portais deixam escolher entre confirmação instantânea e um pedido que você aprova. A confirmação instantânea é cómoda, mas arriscada quando a sincronização é lenta. Para o último quarto, ou para fins de semana cheios, considere o modo de aprovação nesse portal, se existir.

Um channel manager com ligação direta aos sistemas dos próprios portais (uma ligação API) funciona de outra forma. As reservas e as alterações são transmitidas em instantes, e também pode enviar preços, restrições e descrições de quartos para o portal. Isso reduz muito a janela de sobreposição e poupa-lhe a atualização em vários sítios. Também custa mais e destina-se a casas maiores, com muitos quartos e muitas alterações diárias.

O Nuitina não tem hoje uma ligação destas. Sincroniza calendários por iCal, e apenas a disponibilidade, não preços nem descrições. Para uma casa pequena, com um punhado de quartos e um ou dois portais, o iCal e os hábitos acima costumam bastar. Se vende por muitos portais, ou se uma reserva duplicada lhe sairia muito cara, vale a pena olhar para um channel manager completo.