Synchronisation iCal : pourquoi des doubles réservations surviennent et comment les éviter

Un lien iCal est une adresse web qui renvoie un fichier de calendrier. Le fichier liste les nuits occupées. Il contient des dates, et souvent peu d'autre chose. La synchronisation de calendriers entre votre système et un portail utilise deux de ces liens par chambre, un dans chaque sens :

• Importation : le portail publie un lien pour chacune de vos chambres. Vous le collez dans votre système de réservation, qui le lit de temps en temps et bloque ces nuits.
• Exportation : votre système de réservation publie un lien pour chaque chambre. Vous le collez dans le portail comme calendrier importé, et le portail bloque ces nuits de son côté.

Rien n'est envoyé de force. Chaque côté demande le calendrier à l'autre selon son propre rythme, et ne lit que ce qui s'y trouve à ce moment-là.

Deux choses ralentissent la synchronisation, et toutes deux échappent à votre contrôle.

Les portails n'actualisent que toutes les quelques heures

Quand vous ajoutez le calendrier d'un portail à votre système de réservation, le portail va aussi chercher votre calendrier, mais selon son propre horaire. Pour la plupart des portails, c'est toutes les quelques heures, parfois moins souvent. Nuitina lit les calendriers importés environ toutes les 10 minutes : les réservations des portails vous parviennent donc rapidement. Une réservation faite sur votre propre site web ou par téléphone n'arrive en revanche au portail que lorsque celui-ci lit à nouveau votre lien.

L'intervalle de chevauchement

Imaginez la dernière chambre double pour un samedi. Un client la réserve en direct sur votre site web à 10 h 00. Le portail ne lit votre calendrier qu'à 13 h 00 : jusque-là, il affiche encore la chambre comme libre. Un autre client la réserve là-bas à 11 h 30. Les deux réservations sont valables, et vous avez maintenant une chambre et deux clients. Le temps entre la première réservation et la lecture suivante du calendrier est l'intervalle de chevauchement. Il est court, mais il est réel, et il compte surtout quand il ne vous reste qu'une chambre d'un type, ou quand vous êtes presque complet.

Configurez chambre par chambre, dans les deux sens

Une synchronisation à sens unique est une double réservation qui attend de se produire. Pour chaque chambre vendue sur un portail, importez le calendrier du portail dans Nuitina et collez le lien d'exportation de la chambre dans le portail. Faites-le pour chaque chambre, pas seulement les plus demandées. Dans Nuitina, cela se trouve sous Paramètres → Canaux. Le lien d'exportation est secret et ne contient que les occupations, sans noms de clients.

Fermez vite la dernière chambre

Quand il ne vous reste que la dernière chambre pour une date, n'attendez pas la synchronisation. Fermez cette date à la main sur les autres portails. Si l'intervalle de chevauchement est dangereux quelque part, c'est sur la dernière chambre.

Surveillez l'avertissement de chevauchement

Faites du tableau de bord une habitude du matin. L'écran Aujourd'hui montre les chevauchements entre vos réservations et un calendrier de canal, et dans les réglages des canaux vous pouvez utiliser Lire maintenant pour récupérer aussitôt les calendriers des portails. Si vous trouvez un chevauchement, agissez le jour même : contactez le client qui a réservé en dernier, proposez une autre chambre ou une autre date, et annulez via la procédure propre au portail.

Ne bloquez les dates qu'à un seul endroit

Si vous fermez une nuit pour des réparations, faites-le dans votre système de réservation et laissez la synchronisation la transmettre aux portails. Bloquer à plusieurs endroits rend difficile de savoir quelle entrée est la bonne, et vous pouvez finir par débloquer une nuit à un endroit alors qu'elle reste bloquée ailleurs.

Utilisez la réservation instantanée avec prudence

Beaucoup de portails vous laissent choisir entre la confirmation instantanée et une demande que vous approuvez. La confirmation instantanée est pratique, mais risquée quand la synchronisation est lente. Pour la dernière chambre, ou pour les week-ends chargés, envisagez le mode avec approbation sur ce portail, s'il en propose un.

Un channel manager avec une connexion directe aux systèmes propres des portails (une connexion API) fonctionne différemment. Les réservations et les modifications sont transmises en quelques instants, et il peut aussi envoyer au portail les prix, les restrictions et les descriptions de chambres. Cela réduit beaucoup l'intervalle de chevauchement et vous évite de mettre à jour plusieurs endroits. Il coûte aussi plus cher et s'adresse à des établissements plus grands, avec beaucoup de chambres et de nombreux changements quotidiens.

Nuitina n'a pas aujourd'hui une telle connexion. Il synchronise les calendriers via iCal, et seulement la disponibilité, pas les prix ni les descriptions. Pour un petit établissement de quelques chambres et d'un ou deux portails, iCal plus les habitudes ci-dessus suffit en général. Si vous vendez via de nombreux portails, ou si une double réservation coûterait très cher, un channel manager complet mérite d'être examiné.