iCal-Kalenderabgleich: warum Doppelbuchungen passieren und wie Sie sie vermeiden

Ein iCal-Link ist eine Webadresse, die eine Kalenderdatei liefert. Die Datei listet auf, welche Nächte belegt sind. Sie enthält Daten und oft kaum mehr. Für den Abgleich zwischen Ihrem Buchungssystem und einem Portal braucht es pro Zimmer zwei solche Links, je einen pro Richtung:

• Import: Das Portal stellt für jedes Ihrer Zimmer einen Link bereit. Sie fügen ihn in Ihr Buchungssystem ein, das ihn immer wieder liest und diese Nächte sperrt.
• Export: Ihr Buchungssystem stellt für jedes Zimmer einen Link bereit. Sie tragen ihn im Portal als Kalenderimport ein, und das Portal sperrt diese Nächte auf seiner Seite.

Es wird nichts aktiv gesendet. Jede Seite holt den Kalender des anderen nach ihrem eigenen Takt und liest nur, was in diesem Moment darin steht.

Zwei Dinge machen den Abgleich träge, und beide liegen ausserhalb Ihrer Kontrolle.

Portale aktualisieren nur alle paar Stunden

Fügen Sie den Kalender eines Portals in Ihr Buchungssystem ein, holt das Portal auch Ihren Kalender ab, aber nach seinem eigenen Zeitplan. Bei den meisten Portalen geschieht das alle paar Stunden, manchmal seltener. Nuitina liest importierte Kalender etwa alle 10 Minuten, Portalbuchungen kommen also rasch bei Ihnen an. Eine Buchung über Ihre eigene Website oder per Telefon erreicht das Portal dagegen erst, wenn es Ihren Link das nächste Mal liest.

Das Zeitfenster für Überschneidungen

Stellen Sie sich das letzte Doppelzimmer für einen Samstag vor. Ein Gast bucht es um 10 Uhr direkt auf Ihrer Website. Das Portal liest Ihren Kalender aber erst um 13 Uhr und zeigt das Zimmer bis dahin als frei. Um 11.30 Uhr bucht dort ein zweiter Gast. Beide Buchungen sind gültig, und Sie haben ein Zimmer und zwei Gäste. Die Zeit zwischen der ersten Buchung und dem nächsten Kalenderabruf ist das Überschneidungsfenster. Es ist kurz, aber real, und es zählt am meisten, wenn nur noch ein Zimmer einer Sorte frei ist oder das Haus fast voll ist.

Pro Zimmer einrichten, in beide Richtungen

Ein Abgleich in nur einer Richtung ist eine Doppelbuchung auf Vorrat. Importieren Sie für jedes Zimmer, das auf einem Portal verkauft wird, den Kalender des Portals in Nuitina und tragen Sie den Exportlink des Zimmers im Portal ein. Tun Sie das bei jedem Zimmer, nicht nur bei den beliebten. In Nuitina finden Sie das unter Einstellungen → Kanäle. Der Exportlink ist geheim und enthält nur Belegungen, keine Namen von Gästen.

Das letzte Zimmer rasch schliessen

Ist für ein Datum nur noch ein Zimmer frei, warten Sie nicht auf den Abgleich. Sperren Sie dieses Datum von Hand auf den anderen Portalen. Wenn das Überschneidungsfenster irgendwo gefährlich ist, dann beim letzten Zimmer.

Die Überschneidungsmeldung beachten

Machen Sie das Dashboard zur Morgengewohnheit. Der Bildschirm Heute zeigt Überschneidungen zwischen Ihren Buchungen und einem Kanal-Kalender, und unter «Kanäle» holt der Knopf Jetzt lesen die Portalkalender sofort ab. Finden Sie eine Überschneidung, handeln Sie noch am selben Tag: Melden Sie sich beim Gast, der zuletzt gebucht hat, bieten Sie ein anderes Zimmer oder Datum an und stornieren Sie über den Prozess des Portals.

Daten nur an einem Ort sperren

Sperren Sie eine Nacht wegen einer Reparatur, tun Sie das in Ihrem Buchungssystem und lassen Sie den Abgleich die Sperre an die Portale tragen. Wer an mehreren Orten sperrt, weiss bald nicht mehr, welcher Eintrag gilt, und gibt womöglich eine Nacht an einer Stelle frei, während sie anderswo gesperrt bleibt.

Sofortbuchung mit Bedacht einsetzen

Viele Portale lassen die Wahl zwischen sofortiger Bestätigung und einer Anfrage, die Sie bestätigen. Die Sofortbuchung ist bequem, bei trägem Abgleich aber riskant. Für das letzte Zimmer oder für volle Wochenenden lohnt sich der Anfragemodus auf dem betreffenden Portal, sofern es ihn anbietet.

Ein Channel Manager mit direkter Verbindung zu den Systemen der Portale (über eine Schnittstelle, kurz API) arbeitet anders. Buchungen und Änderungen werden binnen Augenblicken weitergegeben, und er kann auch Preise, Einschränkungen und Zimmerbeschreibungen ans Portal senden. Das verkleinert das Überschneidungsfenster stark und erspart Ihnen, mehrere Orte nachzuführen. Dafür kostet er mehr und ist für grössere Häuser mit vielen Zimmern und täglichen Änderungen gedacht.

Eine solche Verbindung hat Nuitina heute nicht. Es gleicht Kalender über iCal ab, und zwar nur die Verfügbarkeit, nicht Preise oder Beschreibungen. Für ein kleines Haus mit einer Handvoll Zimmer und ein bis zwei Portalen genügen iCal und die obigen Gewohnheiten meistens. Verkaufen Sie über viele Portale, oder wäre eine Doppelbuchung sehr teuer, lohnt sich ein Blick auf einen vollwertigen Channel Manager.