Synchronizacja kalendarzy iCal: skąd podwójne rezerwacje i jak ich uniknąć

Link iCal to adres internetowy, który zwraca plik kalendarza. Plik wymienia, które noce są zajęte. Zawiera daty i często niewiele więcej. Synchronizacja kalendarzy między Państwa systemem a portalem wykorzystuje dwa takie linki na pokój, po jednym w każdą stronę:

• Import: portal publikuje link dla każdego z Państwa pokoi. Wklejają go Państwo do systemu rezerwacji, który co jakiś czas go odczytuje i blokuje te noce.
• Eksport: system rezerwacji publikuje link dla każdego pokoju. Wklejają go Państwo w portalu jako importowany kalendarz, a portal blokuje te noce po swojej stronie.

Nic nie jest wypychane. Każda ze stron pyta drugą o kalendarz według własnego harmonogramu i odczytuje tylko to, co w tym momencie tam jest.

Synchronizację spowalniają dwie rzeczy i obie są poza Państwa kontrolą.

Portale odświeżają dane tylko co kilka godzin

Gdy dodają Państwo kalendarz portalu do systemu rezerwacji, portal także pobiera Państwa kalendarz, ale według własnego rozkładu. W większości portali jest to co kilka godzin, czasem rzadziej. Nuitina odczytuje zaimportowane kalendarze mniej więcej co 10 minut, więc rezerwacje z portali docierają do Państwa szybko. Rezerwacja, która wpłynie przez Państwa stronę lub telefonicznie, dociera jednak do portalu dopiero wtedy, gdy portal następnym razem odczyta Państwa link.

Okno nakładania się

Proszę sobie wyobrazić ostatni pokój dwuosobowy na sobotę. Gość rezerwuje go bezpośrednio na Państwa stronie o 10:00. Portal odczytuje Państwa kalendarz dopiero o 13:00, więc do tego czasu nadal pokazuje pokój jako wolny. Inny gość rezerwuje go tam o 11:30. Obie rezerwacje są ważne i mają Państwo teraz jeden pokój i dwóch gości. Czas między pierwszą rezerwacją a następnym odczytem kalendarza to okno nakładania się. Jest krótkie, ale realne, i ma największe znaczenie, gdy zostaje tylko jeden pokój danego rodzaju albo gdy obiekt jest prawie pełny.

Ustawić osobno dla każdego pokoju, w obu kierunkach

Synchronizacja w jedną stronę to podwójna rezerwacja czekająca na swoją chwilę. Dla każdego pokoju sprzedawanego na portalu należy zaimportować kalendarz portalu do Nuitina i wkleić link eksportu pokoju w portalu. Dla każdego pokoju, a nie tylko tych popularnych. W Nuitina robi się to w Ustawienia → Kanały. Link eksportu jest tajny i zawiera tylko zajętość, bez nazwisk gości.

Szybko zamykać ostatni pokój

Gdy zostaje ostatni pokój na dany termin, nie warto czekać na synchronizację. Ten termin należy zamknąć ręcznie na pozostałych portalach. Jeśli okno nakładania się gdziekolwiek jest groźne, to przy ostatnim pokoju.

Sprawdzać ostrzeżenie o nakładaniu się

Pulpit warto uczynić porannym nawykiem. Ekran Dziś pokazuje nakładanie się Państwa rezerwacji z kalendarzem kanału, a w ustawieniach Kanały można użyć Odczytaj teraz, aby od razu pobrać kalendarze portali. Jeśli znajdą Państwo nakładanie się, należy zareagować tego samego dnia: skontaktować się z gościem, który rezerwował ostatni, zaproponować inny pokój lub termin i anulować zgodnie z własnym procesem portalu.

Blokować terminy tylko w jednym miejscu

Jeśli zamykają Państwo noc na czas remontu, należy to zrobić w systemie rezerwacji i pozwolić, by synchronizacja zaniosła to do portali. Blokowanie w kilku miejscach utrudnia ustalenie, który wpis jest właściwy, i można odblokować noc w jednym miejscu, podczas gdy w innym zostaje zablokowana.

Ostrożnie z rezerwacją natychmiastową

Wiele portali pozwala wybrać między natychmiastowym potwierdzeniem a zapytaniem, które Państwo zatwierdzają. Natychmiastowe potwierdzenie jest wygodne, ale ryzykowne, gdy synchronizacja jest wolna. Dla ostatniego pokoju albo na ruchliwe weekendy warto rozważyć tryb zatwierdzania na tym portalu, jeśli go oferuje.

Channel manager z bezpośrednim połączeniem z systemami samych portali (połączenie API) działa inaczej. Rezerwacje i zmiany są przekazywane w ciągu chwili, a ponadto może on wysyłać do portalu ceny, ograniczenia i opisy pokoi. To bardzo zmniejsza okno nakładania się i oszczędza aktualizowania kilku miejsc. Kosztuje też więcej i jest przeznaczony dla większych obiektów z wieloma pokojami i licznymi codziennymi zmianami.

Nuitina nie ma obecnie takiego połączenia. Synchronizuje kalendarze przez iCal, i to tylko dostępność, bez cen i opisów. Dla małego obiektu z kilkoma pokojami i jednym lub dwoma portalami iCal plus powyższe nawyki zwykle wystarczy. Jeśli sprzedają Państwo przez wiele portali albo podwójna rezerwacja byłaby bardzo kosztowna, pełny channel manager warto rozważyć.