Online inchecken: gasten registreren zich vooraf
Aan het eind vullen gasten hun registratie thuis in en hoeven ze aan de balie alleen te tekenen. Het instellen kost ongeveer vijf minuten, daarna loopt het vanzelf.
Voordat u begint. Online inchecken is beschikbaar voor bevestigde boekingen, totdat u de gast incheckt. De boeking heeft een e-mailadres van de gast nodig als u de link per e-mail wilt laten versturen. De regels voor de registratie van gasten verschillen per plaats. Vraag uw gemeente welke gegevens u moet verzamelen en bewaren.
Schakel het in en stuur de link
Controleer de herinneringsmail
Open “Instellingen → Hotel”, scrol naar “Online boeken” en controleer of “Gast de dag vóór aankomst een bericht sturen” is ingeschakeld. Deze vriendelijke herinnering bevat de link “Online inchecken”. Klik op “Opslaan” als u iets hebt gewijzigd.
Controleer hoe mails worden verstuurd
Mails gaan uit van de mailbox van uw huis. Onder “Instellingen → E-mail” voert u de gegevens ervan in en met “Testmail versturen” ziet u of ze aankomen. Zonder eigen mailbox verstuurt de beheerder ze.
Stuur de link zelf wanneer u wilt
Open een boeking. Op de gastkaart toont “Link van de gast naar de boeking” de link. Klik erop om hem te kopiëren en stuur hem per e-mail of bericht. Op die pagina vindt de gast het onderdeel “Online inchecken”. Elke bevestigingsmail bevat deze link ook.
Zie wie zich heeft geregistreerd
Bij elke boeking toont de gastkaart “Online geregistreerd” of “Nog niet geregistreerd”. Het adres, de geboortedatum en de nationaliteit van de gast worden ook bij de gast opgeslagen.
Druk het registratieformulier af bij aankomst
Open de boeking en klik op “Registratieformulier” en dan op “Afdrukken”. Alles wat de gast heeft ingevoerd staat er al op en een regel vermeldt wie het online heeft bevestigd en wanneer. De gast controleert het en tekent bij “Handtekening van de gast”.
Check de gast in
Klik bij de boeking zoals gebruikelijk op “Inchecken”.
Wat de gast doet
De gast opent de link en klikt op “Nu invullen” in het vak “Online inchecken”. Het formulier vraagt om geboortedatum, nationaliteit (als landcode), straat en huisnummer, postcode, plaats, land, telefoon, een ID- of paspoortnummer (optioneel) en de verwachte aankomsttijd (optioneel). Bij een boeking met meer dan één persoon voegt de gast ook elke medereiziger toe met naam, geboortedatum en nationaliteit. De gast vinkt een vakje aan om te bevestigen dat de gegevens juist zijn, typt de eigen naam en klikt op “Registratie versturen”. De pagina meldt dan “Geregistreerd. Dank u!” en met “Gegevens wijzigen” kan de gast het corrigeren. Alleen het hotel ziet deze gegevens.
Noem online inchecken in uw bevestigingstekst en op uw website. Gasten die zich vroeg registreren, besparen u het papierwerk aan de balie en de aankomsttijd die ze opgeven helpt u de dag te plannen.
Vragen die mensen stellen
Wat als een gast het niet invult?
Er gaat niets stuk. Druk het registratieformulier aan de balie af zoals voorheen: het heeft lege regels die de gast met de hand invult.
Kan de gast de gegevens achteraf wijzigen?
Ja, met “Gegevens wijzigen”, zolang de boeking is bevestigd en u de gast niet hebt ingecheckt.
Heeft de gast een account nodig?
Nee. Alleen de privélink van de boeking is nodig en de gast meldt zich nergens aan.
Werkt het ook voor boekingen die ik aan de balie heb gemaakt?
Ja. Kopieer de link van de gast uit de boeking en stuur hem. Heeft de boeking een e-mailadres, dan verstuurt de herinneringsmail hem de dag vóór aankomst.
Verwant
Online inchecken
Gasten vullen het registratieformulier online in voordat ze aankomen. Voeg upsells toe bij het boeken en vriendelijke e-mails voor en na het verblijf.
Verder lezenToeristenbelasting, BTW, facturen
Voer BTW en toeristenbelasting één keer in onder Instellingen → Hotel, zie hoe ze op de prijs van de gast en op facturen staan, en druk een factuur en het registratieformulier af.
Verder lezenTeam en rollen
Geef iedereen een eigen login en kies een van vier rollen: eigenaar, management, receptie of housekeeping. Zie wat elke rol kan openen en doen.
Verder lezenKomt u er niet uit? Schrijf ons
Vertel ons wat uw gasten zien en wij helpen u het te verhelpen.