Online-Check-in: Gäste melden sich vor der Anreise an
Am Ende füllen Gäste ihre Anmeldung zu Hause aus, und an der Rezeption unterschreiben sie nur noch. Die Einrichtung dauert etwa fünf Minuten, danach läuft es von selbst.
Bevor Sie beginnen. Der Online-Check-in ist für bestätigte Buchungen möglich, bis Sie den Gast einchecken. Soll der Link per E-Mail kommen, braucht die Buchung eine E-Mail-Adresse des Gastes. Die Regeln zur Gästemeldung sind von Ort zu Ort verschieden. Fragen Sie Ihre Gemeinde, welche Angaben Sie erheben und aufbewahren müssen.
Einschalten und Link verschicken
Erinnerungsmail prüfen
Öffnen Sie «Einstellungen → Haus», scrollen Sie zu «Online-Buchung» und prüfen Sie, ob «Gast am Tag vor der Anreise anschreiben» eingeschaltet ist. Diese freundliche Erinnerung enthält den Link «Online einchecken». Klicken Sie auf «Speichern», falls Sie etwas geändert haben.
Mailversand prüfen
Die Mails gehen vom Postfach Ihres Hauses aus. Unter «Einstellungen → E-Mail» tragen Sie dessen Daten ein und sehen mit «Testmail senden», ob sie ankommen. Ohne eigenes Postfach versendet der Betreiber.
Link bei Bedarf selbst schicken
Öffnen Sie eine Buchung. Auf der Karte des Gastes zeigt «Link des Gastes zur Buchung» den Link. Klicken Sie darauf, um ihn zu kopieren, und schicken Sie ihn per E-Mail oder Nachricht. Auf dieser Seite findet der Gast den Abschnitt «Online einchecken». Auch jede Bestätigungsmail enthält diesen Link.
Sehen, wer sich angemeldet hat
Auf jeder Buchung zeigt die Karte des Gastes «Online angemeldet» oder «Noch nicht angemeldet». Adresse, Geburtsdatum und Nationalität des Gastes werden ausserdem beim Gast gespeichert.
Meldeschein bei der Ankunft drucken
Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf «Meldeschein», dann auf «Drucken». Alles, was der Gast eingetragen hat, steht schon darauf, dazu eine Zeile, wer es online bestätigt hat und wann. Der Gast prüft den Meldeschein und unterschreibt unter «Unterschrift des Gastes».
Gast einchecken
Klicken Sie wie gewohnt in der Buchung auf «Einchecken».
Was der Gast tut
Der Gast öffnet den Link und klickt im Kasten «Online einchecken» auf «Jetzt ausfüllen». Das Formular fragt nach Geburtsdatum, Nationalität (als Länderkürzel), Strasse und Nr., PLZ, Ort, Land, Telefon, einer Ausweis- oder Passnummer (optional) und der voraussichtlichen Ankunft (optional). Bei einer Buchung mit mehreren Personen trägt der Gast zusätzlich jede mitreisende Person mit Name, Geburtsdatum und Nationalität ein. Der Gast hakt an, dass die Angaben stimmen, tippt zur Bestätigung seinen Namen und klickt auf «Anmeldung senden». Danach steht auf der Seite «Angemeldet», und mit «Angaben ändern» kann der Gast korrigieren. Nur das Haus sieht diese Angaben.
Erwähnen Sie den Online-Check-in in Ihrem Bestätigungstext und auf Ihrer Website. Gäste, die sich früh anmelden, ersparen Ihnen Papierarbeit an der Rezeption, und die genannte Ankunftszeit hilft Ihnen bei der Tagesplanung.
Fragen, die oft gestellt werden
Was, wenn ein Gast nichts ausfüllt?
Es geht nichts kaputt. Drucken Sie den Meldeschein wie bisher an der Rezeption: Er hat leere Zeilen, die der Gast von Hand ausfüllt.
Kann der Gast die Angaben nachträglich ändern?
Ja, mit «Angaben ändern», solange die Buchung bestätigt ist und Sie den Gast noch nicht eingecheckt haben.
Braucht der Gast ein Konto?
Nein. Nötig ist nur der private Link der Buchung, der Gast meldet sich nirgends an.
Geht das auch bei Buchungen, die ich an der Rezeption erfasst habe?
Ja. Kopieren Sie den Link des Gastes aus der Buchung und schicken Sie ihn. Hat die Buchung eine E-Mail-Adresse, verschickt die Erinnerungsmail ihn am Tag vor der Anreise.
Dazu passt
Online-Check-in
Gäste füllen den Meldeschein vor der Anreise online aus. Dazu Zusatzleistungen beim Buchen sowie freundliche E-Mails vor und nach dem Aufenthalt.
WeiterlesenKurtaxe, MWST, Rechnungen
MWST und Kurtaxe einmal in «Einstellungen → Haus» erfassen, sehen wie sie im Preis des Gastes und auf Rechnungen erscheinen, Rechnung und Meldeschein drucken.
WeiterlesenTeam und Rollen
Jede Person bekommt einen eigenen Login und eine von vier Rollen: Inhaber, Leitung, Rezeption oder Housekeeping. Das kann jede Rolle sehen und tun.
WeiterlesenNicht weitergekommen? Schreiben Sie uns
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