Check-in en línea: los huéspedes se registran antes de llegar
Al final, los huéspedes rellenan su registro en casa y en recepción solo firman. Configurarlo lleva unos cinco minutos, y después funciona solo.
Antes de empezar. El check-in en línea está disponible para las reservas confirmadas, hasta que usted registra la llegada del huésped. La reserva necesita una dirección de correo electrónico del huésped si quiere enviar el enlace por correo. Las normas sobre el registro de huéspedes cambian de un lugar a otro. Consulte a la autoridad competente de su zona qué datos debe recoger y conservar.
Actívelo y envíe el enlace
Compruebe el correo recordatorio
Abra «Ajustes → Establecimiento», baje hasta «Reserva en línea» y compruebe que «Escribir al huésped el día antes de la llegada» está activado. Este recordatorio amable lleva el enlace «Check-in en línea». Pulse «Guardar» si cambió algo.
Compruebe cómo se envían los correos
Los correos salen del buzón de su casa. En «Ajustes → Correo electrónico» puede introducir sus datos y usar «Enviar correo de prueba» para ver que llegan. Sin un buzón propio, los envía el operador.
Envíe usted mismo el enlace cuando quiera
Abra una reserva. En la ficha del huésped, «Enlace del huésped a la reserva» muestra el enlace. Púlselo para copiarlo y envíelo por correo o mensaje. En esa página el huésped encuentra la sección «Check-in en línea». Cada correo de confirmación también contiene este enlace.
Vea quién se ha registrado
En cada reserva, la ficha del huésped muestra «Registrado en línea» o «Aún no registrado». La dirección, la fecha de nacimiento y la nacionalidad del huésped también se guardan en el huésped.
Imprima la ficha de registro a la llegada
Abra la reserva y pulse «Ficha de registro» y después «Imprimir». Los datos que el huésped introdujo ya figuran en ella, y una línea indica quién lo confirmó en línea y cuándo. El huésped lo revisa y firma en «Firma del huésped».
Registre la llegada del huésped
Pulse «Registrar llegada» en la reserva, como de costumbre.
Qué hace el huésped
El huésped abre el enlace y pulsa «Rellenar ahora» en el cuadro «Check-in en línea». El formulario pide la fecha de nacimiento, la nacionalidad (como código de país), la calle y el número, el código postal, la localidad, el país, el teléfono, un número de documento de identidad o pasaporte (opcional) y la hora de llegada prevista (opcional). En una reserva de más de una persona, el huésped añade también a cada acompañante con nombre, fecha de nacimiento y nacionalidad. El huésped marca una casilla para confirmar que los datos son correctos, escribe su propio nombre y pulsa «Enviar registro». La página dice entonces «Registro completado. ¡Gracias!», y «Modificar datos» permite al huésped corregirlo. Solo el hotel ve estos datos.
Mencione el check-in en línea en el texto de su confirmación y en su sitio web. Los huéspedes que se registran pronto le ahorran el papeleo en recepción, y la hora de llegada que indican le ayuda a planificar el día.
Preguntas frecuentes
¿Y si un huésped no lo rellena?
No se rompe nada. Imprima la ficha de registro en recepción como antes: tiene líneas vacías para que el huésped las rellene a mano.
¿Puede el huésped cambiar los datos después?
Sí, con «Modificar datos», mientras la reserva esté confirmada y usted no haya registrado la llegada del huésped.
¿Necesita el huésped una cuenta?
No. Solo hace falta el enlace privado de la reserva, y el huésped no inicia sesión en ninguna parte.
¿Funciona también con las reservas que hice en recepción?
Sí. Copie el enlace del huésped desde la reserva y envíelo. Si la reserva tiene una dirección de correo electrónico, el correo recordatorio lo envía el día antes de la llegada.
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