Zameldowanie online: goście rejestrują się przed przyjazdem
Na końcu goście wypełniają zgłoszenie w domu, a w recepcji tylko się podpisują. Konfiguracja zajmuje około pięciu minut, a potem działa sama.
Zanim Państwo zaczną. Zameldowanie online jest dostępne dla potwierdzonych rezerwacji, do chwili zameldowania gościa. Jeśli link ma być wysłany e-mailem, rezerwacja musi mieć adres e-mail gościa. Przepisy o meldowaniu gości różnią się w zależności od miejsca. Warto zapytać urząd gminy, jakie dane trzeba zbierać i przechowywać.
Włączenie i wysłanie linku
Sprawdzenie e-maila przypominającego
Należy otworzyć „Ustawienia → Obiekt”, przewinąć do „Rezerwacja online” i sprawdzić, czy włączone jest „Napisz do gościa w dniu przed przyjazdem”. To uprzejme przypomnienie zawiera link „Zameldowanie online”. Jeśli coś Państwo zmienili, należy kliknąć „Zapisz”.
Sprawdzenie sposobu wysyłki e-maili
E-maile wychodzą ze skrzynki pocztowej Państwa obiektu. W „Ustawienia → E-mail” można wpisać jej dane i użyć „Wyślij wiadomość testową”, aby zobaczyć, że docierają. Bez własnej skrzynki wysyła je operator.
Samodzielne wysłanie linku, gdy Państwo chcą
Należy otworzyć rezerwację. Na karcie gościa „Link gościa do rezerwacji” pokazuje link. Należy go kliknąć, aby skopiować, i wysłać e-mailem lub wiadomością. Na tej stronie gość znajdzie sekcję „Zameldowanie online”. Ten link zawiera także każdy e-mail z potwierdzeniem.
Sprawdzenie, kto się zarejestrował
W każdej rezerwacji karta gościa pokazuje „Zarejestrowano online” lub „Jeszcze nie zarejestrowano”. Adres gościa, data urodzenia i obywatelstwo są zapisywane także przy gościu.
Wydruk karty meldunkowej przy przyjeździe
Należy otworzyć rezerwację i kliknąć „Karta meldunkowa”, potem „Drukuj”. Wszystko, co wpisał gość, jest już na niej, a jeden wiersz mówi, kto to potwierdził online i kiedy. Gość sprawdza ją i podpisuje się pod „Podpis gościa”.
Zameldowanie gościa
W rezerwacji należy kliknąć „Zamelduj” jak zwykle.
Co robi gość
Gość otwiera link i klika „Wypełnij teraz” w polu „Zameldowanie online”. Formularz pyta o datę urodzenia, obywatelstwo (jako kod kraju), ulicę i numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj, telefon, numer dokumentu tożsamości lub paszportu (opcjonalnie) oraz przewidywaną godzinę przyjazdu (opcjonalnie). Przy rezerwacji na więcej niż jedną osobę gość dodaje też każdą osobę towarzyszącą z imieniem i nazwiskiem, datą urodzenia i obywatelstwem. Gość zaznacza pole potwierdzające, że dane są poprawne, wpisuje własne imię i nazwisko i klika „Wyślij zgłoszenie”. Strona pokazuje wtedy „Zgłoszenie wysłane”, a „Zmień dane” pozwala gościowi coś poprawić. Te dane widzi tylko hotel.
Proszę wspomnieć o zameldowaniu online w tekście potwierdzenia i na swojej stronie. Goście, którzy rejestrują się wcześniej, oszczędzają Państwu formalności w recepcji, a podana przez nich godzina przyjazdu pomaga zaplanować dzień.
Pytania, które zadają Państwo i inni
Co jeśli gość tego nie wypełni?
Nic się nie psuje. Kartę meldunkową wydrukują Państwo w recepcji jak dotąd: ma puste wiersze, które gość wypełnia odręcznie.
Czy gość może później zmienić dane?
Tak, przez „Zmień dane”, dopóki rezerwacja jest potwierdzona, a Państwo nie zameldowali gościa.
Czy gość potrzebuje konta?
Nie. Potrzebny jest tylko prywatny link do rezerwacji, a gość nigdzie się nie loguje.
Czy działa także dla rezerwacji wpisanych w recepcji?
Tak. Link gościa należy skopiować z rezerwacji i wysłać. Jeśli rezerwacja ma adres e-mail, wiadomość przypominająca wysyła go w dniu przed przyjazdem.
Powiązane
Zameldowanie online
Goście wypełniają formularz meldunkowy online przed przyjazdem. Dodatki przy rezerwacji i życzliwe e-maile przed pobytem i po nim.
Czytaj dalejOpłata miejscowa, VAT, faktury
VAT i opłatę miejscową wpisuje się raz w Ustawienia → Obiekt. Jak wyglądają w cenie dla gościa i na fakturach oraz jak wydrukować fakturę i kartę meldunkową.
Czytaj dalejZespół i role
Każda osoba dostaje własny login i jedną z czterech ról: właściciel, kierownik, recepcja lub housekeeping. Co każda rola może otworzyć i zrobić.
Czytaj dalejUtknęli Państwo? Proszę do nas napisać
Proszę opisać, co widzą Państwa goście, a pomożemy to naprawić.