Check-in online: gli ospiti si registrano prima di arrivare
Alla fine gli ospiti compilano la registrazione da casa e alla reception devono solo firmare. La configurazione richiede circa cinque minuti, poi funziona da sola.
Prima di iniziare. Il check-in online è disponibile per le prenotazioni confermate, fino a quando registra l'arrivo dell'ospite. La prenotazione ha bisogno dell'indirizzo e-mail dell'ospite se vuole che il link sia inviato per e-mail. Le regole sulla registrazione degli ospiti cambiano da luogo a luogo. Chieda al Suo comune quali dati deve raccogliere e conservare.
Lo attivi e invii il link
Controlli l'e-mail di promemoria
Apra «Impostazioni → Struttura», scorra fino a «Prenotazione online» e verifichi che «Scrivere all'ospite il giorno prima dell'arrivo» sia attivo. Questo cordiale promemoria contiene il link «Check-in online». Clicchi su «Salva» se ha cambiato qualcosa.
Controlli come vengono inviate le e-mail
Le e-mail partono dalla casella di posta della Sua struttura. In «Impostazioni → E-mail» può inserirne i dati e usare «Invia e-mail di prova» per vedere che arrivino. Senza una casella di posta propria, le invia il gestore.
Invii Lei il link quando vuole
Apra una prenotazione. Nella scheda dell'ospite, «Link dell'ospite alla prenotazione» mostra il link. Ci clicchi per copiarlo e lo invii per e-mail o messaggio. In quella pagina l'ospite trova la sezione «Check-in online». Anche ogni e-mail di conferma contiene questo link.
Veda chi si è registrato
In ogni prenotazione la scheda dell'ospite mostra «Registrato online» oppure «Non ancora registrato». L'indirizzo, la data di nascita e la nazionalità dell'ospite vengono salvati anche nella scheda dell'ospite.
Stampi la scheda di notifica all'arrivo
Apra la prenotazione e clicchi su «Scheda di notifica», poi su «Stampa». Tutto ciò che l'ospite ha inserito è già presente e una riga indica chi lo ha confermato online e quando. L'ospite controlla e firma sotto «Firma dell'ospite».
Registri l'arrivo dell'ospite
Clicchi su «Check-in» nella prenotazione, come di consueto.
Cosa fa l'ospite
L'ospite apre il link e clicca su «Compila ora» nel riquadro «Check-in online». Il modulo chiede data di nascita, nazionalità (come codice paese), via e numero, CAP, città, paese, telefono, il numero di un documento d'identità o del passaporto (facoltativo) e l'orario di arrivo previsto (facoltativo). Per una prenotazione con più persone, l'ospite aggiunge anche ogni accompagnatore con nome, data di nascita e nazionalità. L'ospite spunta una casella per confermare che i dati sono corretti, digita il proprio nome e clicca su «Invia la registrazione». La pagina mostra poi «Registrato. Grazie!» e «Modifica» permette all'ospite di correggere. Solo l'hotel vede questi dati.
Citi il check-in online nel testo della conferma e sul Suo sito web. Gli ospiti che si registrano per tempo Le risparmiano le pratiche alla reception e l'orario di arrivo che indicano L'aiuta a pianificare la giornata.
Domande frequenti
E se un ospite non lo compila?
Non si rompe nulla. Stampi la scheda di notifica alla reception come prima: ha righe vuote che l'ospite compila a mano.
L'ospite può modificare i dati in seguito?
Sì, con «Modifica», finché la prenotazione è confermata e Lei non ha registrato l'arrivo dell'ospite.
L'ospite ha bisogno di un account?
No. Serve solo il link privato della prenotazione e l'ospite non accede mai da nessuna parte.
Funziona anche per le prenotazioni che ho inserito alla reception?
Sì. Copi il link dell'ospite dalla prenotazione e lo invii. Se la prenotazione ha un indirizzo e-mail, l'e-mail di promemoria lo invia il giorno prima dell'arrivo.
Per approfondire
Check-in online
Gli ospiti compilano online la scheda di notifica prima dell'arrivo. Extra in fase di prenotazione ed e-mail cordiali prima e dopo il soggiorno.
Continua a leggereImposta di soggiorno, IVA, fatture
Inserisca IVA e imposta di soggiorno una volta in Impostazioni → Struttura, veda come compaiono nel prezzo per l'ospite e nelle fatture, e stampi fattura e scheda di notifica.
Continua a leggereTeam e ruoli
Dia a ogni persona il proprio accesso e scelga uno dei quattro ruoli: titolare, direzione, reception o governanza. Veda cosa può aprire e fare ciascun ruolo.
Continua a leggereBloccato? Ci scriva
Ci dica cosa vedono i Suoi ospiti e La aiuteremo a sistemare.