Check-in online: os hóspedes registam-se antes de chegar
No final, os hóspedes preenchem o registo em casa e, na receção, só assinam. Configurar demora cerca de cinco minutos e depois funciona sozinho.
Antes de começar. O check-in online está disponível para reservas confirmadas, até fazer o check-in do hóspede. A reserva precisa de um endereço de e-mail do hóspede se quiser que o link seja enviado por e-mail. As regras sobre o registo de hóspedes variam de local para local. Pergunte ao seu município que dados tem de recolher e guardar.
Ative-o e envie o link
Verifique o e-mail de lembrete
Abra «Definições → Estabelecimento», desça até «Reserva online» e verifique se «Contactar o hóspede no dia antes da chegada» está ativado. Este lembrete simpático leva o link «Fazer check-in online». Clique em «Guardar» se alterou alguma coisa.
Verifique como são enviados os e-mails
Os e-mails saem da caixa de correio da sua casa. Em «Definições → E-mail» pode introduzir os respetivos dados e usar «Enviar e-mail de teste» para ver se chegam. Sem uma caixa de correio própria, o envio é feito pelo operador.
Envie o link você mesmo quando quiser
Abra uma reserva. No cartão do hóspede, «Link do hóspede para a reserva» mostra o link. Clique nele para o copiar e envie-o por e-mail ou mensagem. Nessa página, o hóspede encontra a secção «Fazer check-in online». Cada e-mail de confirmação contém também este link.
Veja quem já se registou
Em cada reserva, o cartão do hóspede mostra «Registado online» ou «Ainda não registado». A morada, a data de nascimento e a nacionalidade do hóspede ficam também guardadas no hóspede.
Imprima o boletim de alojamento à chegada
Abra a reserva e clique em «Boletim de alojamento» e depois em «Imprimir». Tudo o que o hóspede introduziu já lá está, e uma linha indica quem o confirmou online e quando. O hóspede verifica-o e assina em «Assinatura do hóspede».
Faça o check-in do hóspede
Clique em «Fazer check-in» na reserva, como habitualmente.
O que o hóspede faz
O hóspede abre o link e clica em «Preencher agora» na caixa «Fazer check-in online». O formulário pede a data de nascimento, a nacionalidade (como código do país), a rua e o número, o código postal, a localidade, o país, o telefone, o número de um documento de identificação ou passaporte (opcional) e a hora de chegada prevista (opcional). Numa reserva com mais de uma pessoa, o hóspede acrescenta também cada acompanhante, com nome, data de nascimento e nacionalidade. O hóspede assinala uma caixa para confirmar que os dados estão corretos, escreve o seu próprio nome e clica em «Enviar registo». A página passa então a dizer «Registo concluído» e «Alterar dados» permite ao hóspede corrigi-lo. Só o hotel vê estes dados.
Mencione o check-in online no seu texto de confirmação e no seu website. Os hóspedes que se registam cedo poupam-lhe a papelada na receção, e a hora de chegada que indicam ajuda-o a planear o dia.
Perguntas frequentes
E se um hóspede não preencher?
Nada se estraga. Imprima o boletim de alojamento na receção como antes: tem linhas em branco para o hóspede preencher à mão.
O hóspede pode alterar os dados depois?
Sim, com «Alterar dados», enquanto a reserva estiver confirmada e não tiver feito o check-in do hóspede.
O hóspede precisa de uma conta?
Não. Só é preciso o link privado da reserva, e o hóspede nunca inicia sessão em lado nenhum.
Funciona também para reservas que fiz na receção?
Sim. Copie o link do hóspede a partir da reserva e envie-o. Se a reserva tiver um endereço de e-mail, o e-mail de lembrete envia-o no dia antes da chegada.
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