Ajoutez votre équipe et choisissez les bons rôles
À la fin, chaque personne qui travaille dans l'établissement a son propre identifiant et ne voit que ce dont elle a besoin. Ajouter une personne prend environ deux minutes.
Avant de commencer. Seul le propriétaire peut ajouter des personnes, modifier les rôles et définir les mots de passe. Il vous faut le nom et l'adresse e-mail de chaque personne. Prévoyez un mot de passe initial d'au moins 10 caractères.
Ajouter une personne
Ouvrez l'équipe
Allez dans « Paramètres → Équipe ». La liste montre toutes les personnes qui ont un identifiant, avec leur rôle.
Renseignez la personne
Sous « Ajouter une personne », saisissez le « Nom » et l'« E-mail » de la nouvelle personne.
Choisissez le rôle
Choisissez un « Rôle » : Direction, Réception, Gouvernante ou Propriétaire. Le tableau ci-dessous montre ce que chaque rôle peut faire.
Définissez un mot de passe initial
Saisissez un « Mot de passe initial » d'au moins 10 caractères. « Créer un compte » devient actif dès que le nom, l'e-mail et le mot de passe sont remplis. Cliquez dessus.
Transmettez l'accès
Donnez vous-même à la personne son adresse e-mail, le mot de passe initial et l'adresse de connexion booking.nuitina.com/login. Sur la page de connexion, « Mot de passe oublié ? » lui permet de choisir son propre mot de passe par e-mail.
Modifier ou désactiver un accès plus tard
Dans la liste, le menu du rôle modifie un rôle immédiatement. « Nouveau mot de passe » définit un nouveau mot de passe. « Désactiver » bloque l'accès d'une personne et la déconnecte ; « Activer » la rétablit. Au moins un propriétaire doit rester.
Ce que chaque rôle peut voir et faire
| Propriétaire | Direction | Réception | Gouvernante | |
|---|---|---|---|---|
| Aujourd'hui, Calendrier, Réservations, Clients | Oui | Oui | Oui | Non |
| Créer et modifier des réservations, enregistrer des paiements, enregistrer arrivées et départs, bloquer des chambres | Oui | Oui | Oui | Non |
| Chambres : voir le tableau des chambres, définir l'état de nettoyage, ajouter des notes | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Chambres : gérer les photos des chambres | Oui | Oui | Non | Non |
| Prix et Rapports | Oui | Oui | Non | Non |
| Paramètres : Établissement, Chambres, Site web, Canaux, E-mail, Abonnement, Compte | Oui | Oui | Non | Non |
| Supprimer un paiement enregistré, rouvrir un séjour après le départ | Oui | Oui | Non | Non |
| Paramètres : Paiements et Équipe, ajouter des personnes, s'abonner | Oui | Non | Non | Non |
Le housekeeping arrive sur le tableau des chambres à la connexion et ne voit aucun autre élément du menu.
Le housekeeping sur téléphone
Le personnel de housekeeping ouvre booking.nuitina.com/login sur son téléphone et se connecte. Il arrive sur « Statut des chambres » : chaque chambre montre qui part, qui arrive et qui séjourne. Il touche l'un des quatre états : « À nettoyer », « Propre », « Contrôlée » ou « Hors service ». « Ajouter une note » permet de noter par exemple une lampe cassée. Les changements sont partagés aussitôt avec toute l'équipe, et le tableau s'actualise tout seul toutes les 45 secondes. Dites-lui d'ajouter la page à l'écran d'accueil, pour qu'elle s'ouvre comme une application.
Donnez à chaque personne son propre identifiant et n'en partagez pas un seul. Quand quelqu'un part, désactivez son accès : rien ne change pour le reste de l'équipe.
Questions fréquentes
Combien de personnes puis-je ajouter ?
Jusqu'à 30 identifiants par établissement. Le prix dépend des chambres, pas des personnes. Voir les tarifs.
La direction peut-elle ajouter des personnes ?
Non. Les onglets « Paiements » et « Équipe » sont réservés au propriétaire. La direction gère l'établissement au quotidien, y compris les prix, les rapports et la plupart des réglages.
Puis-je avoir deux propriétaires ?
Oui. Ajoutez une personne et choisissez « Propriétaire », ou modifiez un rôle dans la liste. Choisissez avec soin : un propriétaire peut voir les réglages de paiement et gérer l'équipe.
Le housekeeping voit-il les données des clients ?
Le tableau des chambres montre les noms des clients pour les chambres qui se libèrent, qui accueillent une arrivée ou qui sont occupées. Le housekeeping n'a pas accès aux réservations, aux clients, aux prix ni aux rapports.
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